Von Influencer und Shopbetreiber konzentrieren sich zumeist und am liebsten auf ihr Kerngeschäft – Aufgaben wie die Buchhaltung und Rechnungsstellung werden oft nur nebenbei erledigt. Die Wichtigkeit einer korrekten Rechnungsstellung wird dabei unterschätzt, denn egal, ob für Social Media Posts, Kooperationen oder Produktverkäufe: Eine sorgfältig erstellte Rechnung ist nicht nur wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern zeigt auch ein professionelles Auftreten gegenüber Geschäftspartnern. Was es dabei im Detail zu beachten gibt und wie die komplette Buchhaltung ohne großen Aufwand erstellt werden kann, erfährst du in diesem Beitrag.
Die Bedeutung einer korrekten Rechnungsstellung
Unternehmer in Deutschland müssen sich bei der Ausstellung einer Rechnung an gesetzliche Vorgaben halten und bestimmte Elemente müssen dabei zwingend auf jeder Rechnung enthalten sein. Zudem gibt es vom Gesetzgeber Vorgaben über die Form der Rechnung.
Ab Januar 2025 sind beispielsweise bei B2B-Geschäften mit anderen Unternehmern nur noch E-Rechnungen in einem dafür vorgesehenen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erlaubt.
Auch für Influencer ist es wichtig, sich penibel an diese Vorgaben zu halten, denn nur so kann in weiterer Folge auch die Steuererklärung ordnungsgemäß erstellt werden. Zudem freuen sich auch Geschäftspartner darüber, wenn sie auf Anhieb eine korrekte Rechnung mit allen richtigen Angaben bekommen. Das spart ihnen schließlich wertvolle Zeit und ermöglicht eine schnelle Verbuchung ohne Rückfragen.
Die Frage, die sich viele Shopbetreiber und Influencer in diesem Zusammenhang stellen, lautet: Was muss nun alles auf der Rechnung vorhanden sein?
Die Elemente einer ordnungsgemäßen Rechnung
In Deutschland sind die Vorgaben für Rechnungen in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geregelt. Diese Regeln gelten gleichermaßen für Papierrechnungen wie auch für die E-Rechnung. Die für jede Rechnung notwendigen Elemente sind folgende:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls erforderlich)
- Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
- Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Produkte
- Betrag und Aufschlüsselung der Umsatzsteuer (falls erforderlich)
- Zahlungsbedingungen und Fristen
Die Vorgaben klingen eindeutig, dennoch gibt es hauptsächlich für Influencer einige wichtige Besonderheiten zu beachten.
Besonderheiten für Influencer bei der Rechnungslegung
Influencer müssen bei der Rechnungsstellung vorwiegend die Leistungsbeschreibung beachten und Dienstleistungen wie Social Media Posts, Kooperationen und Sponsoring sollten klar definiert sein. Wenn es beispielsweise für einen Kooperationspartner darum geht, seine Reichweite auf TikTok zu erhöhen, könnte die Leistungsbeschreibung auf der Rechnung folgendermaßen lauten:
„TikTok-Video für Produkt X am 01.08.2024, inklusive Verlinkung und Hashtag-Kampagne.“
Die Höhe der Honorare kann stark variieren, abhängig von der Reichweite und dem Marktwert des Influencers. Daher ist es wichtig, transparent und präzise zu sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Zum Beispiel:
„Kooperationsbeitrag für Produkt Y: 500 € für ein TikTok-Video, 300 € für eine Erwähnung in der Beschreibung.“
Am einfachsten funktioniert die Umsetzung dieser Anforderungen mit einer digitalen Buchhaltung. Aber was ist damit genau gemeint und welche Vorteile sind damit verbunden?
Die digitale Buchhaltung bringt viele Vorteile für Unternehmer
Digitale Buchhaltung bedeutet die Nutzung von Software und Online-Tools zur Verwaltung und Organisation der finanziellen Daten im Unternehmen. Sie bietet vorrangig für Influencer und Shopbetreiber zahlreiche Vorteile:
- Durch automatisierte Prozesse wird viel Zeit gespart, da wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungsstellungen schneller erledigt werden.
- Die Anzahl der Fehler reduziert sich, da die Software viele Arbeitsschritte übernimmt.
- Zudem bringt die digitale Buchhaltung eine bessere Übersicht und vereinfacht dadurch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.
- Ein weiterer Vorteil ist die automatische Erstellung von E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Doch welche Tools sind besonders empfehlenswert und bieten die besten Funktionen? Die Antwort darauf zeigt ein Blick auf die aktuellen Marktführer.
Geeignete Tools und Software für die digitale Buchhaltung
Für die Einführung der digitalen Buchhaltung im Unternehmen gibt es zahlreiche geeignete Tools. Buchhaltungsprogramme wie Lexoffice, SevDesk oder FastBill bieten spezielle Funktionen, die primär auf die Bedürfnisse von Freiberuflern und kleinen Unternehmen zugeschnitten und entsprechend für Influencer und Betreiber von kleinen Online-Shops geeignet sind. Rechnungsstellungs-Apps wie Debitoor oder Invoice2go machen die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen kinderleicht und können auf Knopfdruck eine XRechnung erstellen und versenden.
Auch Influencer müssen Steuern zahlen. Für die Erstellung der Steuererklärung sind Programme wie Smartsteuer oder Taxfix besonders hilfreich. Sie vereinfachen den gesamten Prozess und sorgen dafür, dass alle steuerlichen Pflichten korrekt und fristgerecht erfüllt werden.
Best Practices für die digitale Buchhaltung
Einige bewährte Methoden helfen dabei, die digitale Buchhaltung stressfrei zu gestalten. Hier sind zum Abschluss die wichtigsten Tipps:
- Halte deine Software auf dem neuesten Stand und sichere regelmäßig deine Daten.
- Kategorisiere deine Einnahmen und Ausgaben klar und nachvollziehbar, um Struktur zu gewährleisten.
- Scanne und speichere alle Belege digital, um den Papierkram zu minimieren und den Überblick zu behalten.
