Für deutsche Unternehmen gilt, dass ab 2025 eine Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen greift, wenn Umsätze durch den Austausch mit anderen Firmen erzielt werden. Dabei lohnt sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen auch ohne Pflicht, weil die Erstellung, der Versand sowie die Verarbeitung von E-Rechnungen mit zahlreichen Vorteilen einhergehen.

Auswahl einer passenden Software

Um elektronische Rechnungen erstellen und versenden zu können, wird eine entsprechende Software benötigt, sodass der erste Schritt bei der Umstellung auf E-Rechnungen in der Entscheidung für eine bestimmte Software besteht. Wichtig zu wissen ist, dass der Gesetzgeber hohe Anforderungen an E-Rechnungen stellt, sodass nicht jede elektronische Rechnung auch den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Dies sollten Unternehmen bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen unbedingt berücksichtigen und eine Software wählen, welche ein Rechnungsformat verwendet, das den Anforderungen des Gesetzgebers genügt.

Hierzu zählen die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD, sodass Unternehmen Rechnungen in einem der beiden Formate erstellen und versenden sollten, um auf Nummer sicher zu gehen.

Um eine geeignete Software zu finden, sollten Unternehmen außerdem die eigenen Bedürfnisse ermitteln und verschiedene Anbieter hinsichtlich der eigenen Anforderungen miteinander vergleichen. Dabei spielen die folgenden Faktoren eine wesentliche Rolle:

• Kosten der Software
• Funktionsumfang
• Anpassbarkeit der Leistungen

Erstellung eines Zeitplans

Wenn es um die konkrete Umsetzung der Implementierung von elektronischen Rechnungen in die unternehmensinternen Prozesse geht, ist die Erstellung eines realistischen Zeitplans von großer Bedeutung. Dieser sollte mit klaren Zielen versehen sein, die innerhalb von fest definierten Zeiträumen erreicht werden sollen, wobei neben den eigenen Mitarbeitern auch Kunden, Lieferanten sowie Geschäftspartner über die Umstellung und die geplanten Ziele informiert werden müssen.

Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass sie zum Zeitpunkt der finalen Umstellung dazu in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Dies kann weiter forciert werden, indem bessere Konditionen geboten werden, wenn Lieferanten und Geschäftspartner elektronische Rechnungen schon frühzeitig akzeptieren.

Technische Voraussetzungen überprüfen

Im nächsten Schritt müssen die technischen Voraussetzungen einer sorgfältigen Überprüfung unterzogen werden, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung ohne größere Probleme in die unternehmensinternen Prozesse integrierbar ist.

Hierbei sollten unter anderem die Schnittstellen analysiert werden, damit es im Nachhinein zu keinen Komplikationen beim Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Systemen kommt, die innerhalb des Unternehmens oder zur Kommunikation mit Drittparteien, wie dem Steuerberater, genutzt werden.

Vorbereitung von Maßnahmen und Schulung der Mitarbeiter

Vor dem finalen Umstieg auf elektronische Rechnungen sollten Unternehmen vorbereitende Maßnahmen ergreifen, die eine effiziente Umstellung der unternehmensinternen Prozesse gewährleisten. Dabei ist vorrangig die Schulung der Angestellten eine wichtige Maßnahme, weil sichergestellt werden muss, dass diese die jeweilige Software sinnvoll nutzen können.

Wenn Mitarbeiter mit der Software vertraut sind und mit dieser umzugehen wissen, sinkt die Fehleranfälligkeit deutlich. Ebendarum sollte dieser Schritt frühzeitig umgesetzt werden.

Implementierung einer Testphase

Um auf Nummer sicher zu gehen, dass bei einem Umstieg auf elektronische Rechnungen keine gravierenden Probleme entstehen und sämtliche Prozesse wie gewohnt funktionieren, sollte nach der Mitarbeiterschulung eine Testphase implementiert werden.

Im Rahmen dieser Testphase prüfen Unternehmen, ob alle Arbeitsabläufe korrekt ausgeführt werden oder ob es zu fehlerhaften Ausführungen kommt. So können frühzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden, bevor der finale Umstieg auf E-Rechnungen erfolgt.

Überwachung und Optimierung der Prozesse

Während sowie nach der Umstellung der Prozesse auf die Nutzung von E-Rechnungen sollte es zu regelmäßigen Überprüfungen kommen, um Optimierungspotenziale zu erkennen und zu nutzen. Auf diese Weise können Firmen die jeweiligen Prozesse optimieren und effizienter gestalten, sodass sich die Produktivität innerhalb des Betriebs entsprechend erhöht.

Es kann Sinn ergeben, Lieferanten und Mitarbeiter in die Optimierung der Prozesse einzubeziehen. Diese haben schließlich oftmals einen besseren Einblick in die Arbeitsabläufe, die tagtäglich durchlaufen werden als das Management, das sich auf die Verwaltung des gesamten Unternehmens konzentriert.