Geschäftliche E-Mails

Wie geschäftliche E-Mails garantiert erfolgreich sind

Der tägliche E-Mail-Verkehr kann ganz schön stressig sein. Oft wird er daher schnell und nebensächlich abgehakt. Dabei steckt in professionell geschriebenen E-Mails ein enormes Potential, das Sie nutzen sollten. Denn der erste Eindruck zählt, wie wir alle wissen. Auch per Mail sollte dieser Eindruck passen. Beachten Sie einige Grundregeln der E-Mail-Kommunikation und Sie werden Ihre Erfolgschancen bei Neukunden und auch bei der Kundenbindung deutlich erhöhen.

Die Grundregeln der guten E-Mail-Kommunikation

Grundsätzlich gilt: In der Geschäftswelt besitzt eine E-Mail denselben Stellenwert wie ein Brief und ist dementsprechend wichtig. Nehmen Sie sich daher Zeit, wenn Sie E-Mails an Ihre Kunden schreiben. Denn schon der erste schriftliche Kontakt kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden und dementsprechend bares Geld einbringen oder kosten.

Beachten Sie folgende Grundregeln:

1. Nutzen Sie eine seriöse E-Mail-Adresse

Die E-Mail-Adresse ist neben dem Betreff das erste, was der Adressat sieht. Nutzen Sie daher eine seriöse E-Mail-Adresse, z. B. [email protected]. Damit unterstreichen Sie Ihre Seriosität. Freemailer (wie GMX, web.de oder Googlemail) sollten ausschließlich privat genutzt werden.

2. Geben Sie der Betreffzeile Aussagekraft

Je deutlicher die Betreffzeile darüber informiert, welchen Inhalt die Nachricht hat, umso schneller wird die Mail geöffnet (und dementsprechend auch schneller beantwortet). Zudem vermittelt eine klare Aussage in der Betreffzeile Ihrem Kunden, dass Sie genau wissen, was Sie wollen.

Ein kleines Experiment: Schauen Sie morgens in Ihren Posteingang und beobachten Sie, welche Mails Sie zuerst öffnen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden es die Nachrichten sein, deren Betreff Sie deutlich entnehmen können, welches Anliegen der Absender hat. Kryptische Betreffzeilen werden schnell unbewusst als Spam wahrgenommen und überlesen.

3. Der kleine E-Mail-Knigge

Wie schon erwähnt: Einer E-Mail sollten Sie dieselbe Aufmerksamkeit schenken, wie einem Brief. Dementsprechend gelten auch die gleichen Grundregeln der Höflichkeit und Form:

  • Überprüfen Sie Ihre Nachricht immer auf korrekte Schreibweise und Grammatik!
  • Fassen Sie sich kurz und formatieren Sie den Text übersichtlich!
  • Formulieren Sie positiv!
  • Werden Sie nicht zu privat! Das bedeutet: Kein „Du“ ohne vorheriges Angebot des Adressaten, keine Spitznamen, keine Emoticons und keine Internet-Abkürzungen.
  • Verwenden Sie Groß- und Kleinschreibung konventionell! Durchgängige Großschreibung wirkt wie Anschreien, durchgängige Kleinschreibung ist Internet-Slang, z. B. in Chats, und hat in Geschäfts-E-Mails nichts zu suchen.

Wie man es nicht macht, zeigt das Video „Email in Real Life“, eine großartige Parodie auf typische Fehler beim Schreiben von Nachrichten:

Quelle: solarwinds.com/de

4. Verwenden Sie die richtige Anrede

Achten Sie besonders darauf, dass Sie in Ihrem Anschreiben die richtige Anrede benutzen. Nicht nur komplizierte Namen müssen richtig geschrieben sein und das Geschlecht „Herr / Frau“ muss stimmen. Auch Namenszusätze wie „von“ oder „van“ dürfen nicht ignoriert werden. Ebenso müssen Titel müssen angegeben werden, beispielsweise „Professor“ oder „Dr.“.

5. Verabschieden Sie sich formell, aber auch individuell

Eine Verabschiedung sollte, besonders beim ersten Kontakt, formell sein. Standard ist immer noch „Mit freundlichen Grüßen“, das sie auf keinen Fall abkürzen dürfen („MfG“). Um der Abschiedsfloskel eine individuelle Note zu geben, können Sie aber auch eine Formulierung wie „Mit besten Grüßen aus Hamburg“ verwenden. Noch besser: „Mit besten Grüßen nach Bochum / Berlin / Buxtehude“. So zeigen Sie Ihrem Kunden, dass Sie sich mit ihm beschäftigt haben.

6. Achten Sie auf den Anhang

Wenn Sie in einer E-Mail auf einen Anhang hinweisen, muss dieser auch vorhanden sein. Prüfen Sie daher immer vor dem Senden einer Nachricht, ob Sie die angekündigte Datei angefügt haben. Sonst wirken Sie nachlässig.

Wenn Sie Ihrem Kunden umfangreiche Anhänge ersparen möchten: Arbeiten Sie mit Links zu weiterführenden Informationen. So schonen Sie den Posteingang des Adressaten und führen ihn gleichzeitig auf Ihre Internetseite.

7. Versenden Sie keine automatisierten Mails

Eine persönlich geschriebene Mail ist Ihre Chance, ersten Kontakt zum Kunden aufzunehmen. Nutzen Sie diese Gelegenheit. Automatisierte Mails wirken grundsätzlich unpersönlich und sprechen den Adressaten selten an, so dass sie schnell im Papierkorb landen.

8. Hinterlassen Sie Abwesenheitsmeldungen

Sind Sie im Urlaub oder mehrere Tage nicht im Büro erreichbar, sollten Sie hingegen eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung hinterlassen, damit Ihr Kunde weiß, warum er keine Antwort auf seine Nachricht erhält. Geben Sie deutlich an, wann Sie wieder zu erreichen sind und kümmern Sie sich direkt nach Ihrer Rückkehr um die wichtigsten Kundenmails.

9. Verwenden Sie eine geschäftliche Signatur

Eine Signatur ist Ausdruck Ihrer Professionalität. Nutzen Sie sie daher ausschließlich für die Angabe geschäftlicher Informationen. In folgendem Beitrag erfahren Sie, welche Angaben in einer Signatur Pflicht sind:

Es gibt allerdings eine Ausnahme: Wenn Sie wissen, dass der potentielle Kunde und Sie dasselbe Hobby haben, kann es nicht schaden, einen kleinen „Insider“ in der Signatur zu verstecken. Dieser erzeugt schnell Verbundenheit, schließlich haben Sie eine gemeinsame Leidenschaft.

10. Verschicken Sie Gruppenmails in BCC

Wenn Sie Nachrichten an mehrere Personen verschicken, dürfen die E-Mail-Adressen der Empfänger nicht sichtbar sein. Achten Sie darauf, dass Sie die Adressen in „BCC“ angeben. Öffentlich einsehbare Adressen verletzen den Datenschutz Ihrer Kunden und geben Ihnen die Aura der Unprofessionalität.

11. Verzichten Sie auf einen E-Mail-Disclaimer

Einige Unternehmen neigen allerdings dazu, den Schutz ihrer Daten zu übertreiben und fügen ihren Mails einen Disclaimer an, der dem Adressaten verbietet, Informationen aus der Nachricht zu veröffentlichen oder weiterzugeben. Verzichten Sie auf derartige Angaben, diese sind nämlich nicht rechtskräftig. Verschwiegenheitsklauseln und weitere Ansprüche werden grundsätzlich in einem offiziellen Vertrag festgelegt. Dieser schließt die E-Mail-Kommunikation ein. Ein zusätzlicher E-Mail-Disclaimer ist also nicht notwendig.

12. Verzichten Sie auf eine Bestätigung

Die Aufforderung, den Erhalt einer Nachricht zu bestätigen, wirkt störend, wenn er bei jeder E-Mail erbeten wird. Nutzen Sie diese Option daher nur in Ausnahmefällen.

13. Nutzen Sie selten die „hohe Priorität“

Ebenso störend wirken Nachrichten mit hoher Priorität, wenn diese nicht wirklich wichtig sind. Nutzen Sie den Vermerk daher nur, wenn Sie ein wirklich dringendes Anliegen haben. Ansonsten erhalten Sie schnell den Stempel des „Wichtigtuers“.

14. Bei Problemen – Nutzen Sie das Telefon

Treten Missverständnisse während des Mailverkehrs auf: Stoppen Sie umgehend die schriftliche Kommunikation und greifen Sie zum Telefonhörer. Probleme lassen sich per Mail nur schwer diskutieren. Ein Telefonat hingegen kann Konflikte in wenigen Minuten aus der Welt räumen.

Steuern Sie den Erfolg Ihrer Anschreiben

Beachten Sie alle wichtigen Grundregeln der Mailkommunikation, werden Sie auf Kunden professionell, strukturiert und engagiert wirken. Eigenschaften, die im Geschäftsleben von unschätzbarem Wert sind und schon bei der ersten Nachricht über Erfolg oder Misserfolg des Kontakts entscheiden können. Steuern Sie den Erfolg Ihrer Anschreiben und nutzen Sie die Chance, einen positiven Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen.

Leonard Maier

Leonard Maier beschreibt sich selbst als junges, aufstrebendes Blog-Talent im Bereich Technik, Internet und Online-Marketing. Neben seinem Studium der Kommunikationswissenschaft und Psychologie ist er einer der Hauptautoren des IT-Blogs www.dworld.de. Von München aus möchte er in Zukunft mit seinem Blog richtig abräumen.

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Leonard Maier beschreibt sich selbst als junges, aufstrebendes Blog-Talent im Bereich Technik, Internet und Online-Marketing. Neben seinem Studium der Kommunikationswissenschaft und Psychologie ist er einer der Hauptautoren des IT-Blogs www.dworld.de. Von München aus möchte er in Zukunft mit seinem Blog richtig abräumen.

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