Online-Rechnungen schreiben

Als „Neu-Selbstständiger“ IT-Dienstleister muss ich ja auch bald meine ersten Rechnungen schreiben. Online-Rechnungen bieten dabei viele Vorteile, die ich gleich vom Start weg nutzen möchte.

In diesem Artikel möchte ich mal einige der Dienste vorstellen, die ich gefunden habe.

Es gibt scheinbar wirklich, wirklich viele…

Vorteile von Online-Rechnungen

Ich möchte vorher jedoch kurz einige Vorteile aufzählen, die mir persönlich am Schreiben von Online-Rechnungen bisher aufgefallen sind und weshalb ich auf jeden fall solche Services nutzen möchte:

  • Layout und Form
    Gerade für mich als Existenzgründer, sind eigene Rechnungen zunächst einmal fremd.
    Wie hat so eine Rechnung denn eigentlich auszusehen? Was muss rein, was kann rein, was sollte man weglassen?
    Anbieter von Online-Rechnungen bieten in der Regel immer Standard-Rechnungen als Vorlagen an. Diese kann man dann ganz einfach noch den eigenen Bedürfnissen anpassen, kann aber sicher sein, dass alles rechtlich notwendige für eine ordentliche Rechnung bereits vorhanden ist. So bekommt man schnell einen Eindruck davon, auf was es ankommt.
  • Ordnung
    Durch die Nutzung von computerbasierten Online-Systemen, sind eigene Rechnungen automatisch immer super sortiert und können voll automatisch mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen werden. Auch Kunden können angelegt und automatisch mit einer individuellen Kundennummer ausgestattet werden. Das ist nicht nur sehr bequem, sondern nimmt einem auch viel zeitaufwändige Arbeit ab. Durch das Speichern der Daten nach Datum sortiert, findet man auch ältere Rechnungen schnell, bequem und einfach wieder – wann immer man sie braucht.
    Außerdem wird nach Eingabe des Umsatzsteuersatzes selbstverständlich voll automatisch die Gesamtsumme der Rechnung berechnet.
  • Unabhängigkeit
    Durch die Nutzung von Online-Services wird man in der Rechnungserstellung und eigentlich der gesamten Buchhaltung immer ortsunabhängiger. Online kann ich meine Rechnungen praktisch von überall auf der Welt schreiben, wo immer ich Zugang zum Internet habe.
  • Signaturen
    Online-Services leisten auch dem immer weiter voranschreitenden Trend zu weniger Papierkram Vorschub, indem die meisten Dienste qualifizierte digitale Signaturen verwenden. Mit solchen digitalen Signaturen versehen, kann man seine Rechnungen dann auch bequem per E-Mail als PDF verschicken – und ist rechtlich auf der sicheren Seite.
  • Zugang für mehrere Mitarbeiter
    Viele Online-Rechnungs-Dienste bieten außerdem die Möglichkeit, dass mehreren Personen Zugang gewährt werden kann. Das ist nicht nur vorteilhaft für Firmen mit mehreren Mitarbeitern, die Rechnungen ausstellen sollen und dürfen. Nein, man kann beispielsweise auch seinem Steuerberater oder Buchhalter online Zugriff auf seine Geschäftsvorfälle gewähren.
    Wieder weniger Papierkram, wieder mehr Schnelligkeit, wieder mehr Bequemlichkeit.

Das sind einige der Vorteile, die sehe und die mich eindeutig dazu bewogen haben, mir einen Online-Anbieter für Rechnungen zu suchen.

Welche Anbieter gibt es denn nun aber?

Online-Rechnungen – Anbieter

Fastbill

fastbill

Meine Wahl fiel auf den Dienst von Fastbill. Der primäre Grund liegt darin, dass man den Service volle 3 (!) Monate kostenlos bei vollem Funktionsumfang nutzen kann! Auf diese Weise kann ich wieder Kosten sparen, mich ins System einarbeiten und Erfahrungen sammeln. Erst danach entscheide ich, ob ich den Dienst auch weiter nutzen möchte oder nicht. Meine Daten kann ich bei einer negativen Entscheidung natürlich mitnehmen und woanders weiter verwenden.

Fastbill kostet nach den 3 Monaten zur Probe 5,95€ pro Monat und pro Mitarbeiter. Moderater Preis für eine Vielzahl an Funktionen!

Mit Fastbill schreiben Sie nicht nur Ihre Rechnungen und speichern diese, sondern Sie können auch Angebote erstellen, Mahnungen erstellen und verschicken sowie (und das finde ich als Dienstleister sehr gut) online Ihre Arbeitszeiten erfassen. Sie können also einfach Ihre Arbeitszeiten exakt eingeben oder aber Sie starten so eine Art Stoppuhr, die dann im Hintergrund mitläuft und Ihre Arbeitszeit exakt misst und sofort einem bestimmten Kunden zuordnet. Am Monatsende reicht dann ein Klick und Fastbill erstellt Ihnen für Ihre Arbeitszeit und den entsprechenden Kunden automatisch eine fertige Rechnung! Top!

Das Erstellen und Anpassen eigener Rechnungen lief bereits wie geschmiert und ich bin zuversichtlich, dass Fastbill nach wie vor das System meiner Wahl bleiben wird 🙂

billomat

billomat

Ein weiterer großer Anbieter ist billomat.

Bei billomat gibt es einen kostenlosen Tarif, bei dem man allerdings immer nur 5 Dokumente pro Monat anlegen darf. Auch die Kundenanzahl ist hierbei auf maximal 25 Kunden begrenzt. Ferner – und das fällt bei der kostenlosen Mitgliedschaft besonders ins Gewicht, wie ich finde – gibt es keine SSL-Verschlüsselung.

Der günstigste kostenpflichtige Account kostet 4€ im Monat, wobei hier aber auch wieder nur 5 Dokumente im Monat angelegt werden dürfen. Für kleinere Unternehmen vielleicht interessant, größere brauchen aber mindesten den nächst höheren Account für dann 9€ im Monat.

Schön bei billomat ist jedoch, dass man kostenlos eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern hinzufügen darf. Das ist bei Fastbill ja anders. Bei billomat könnte ich also für 9€ auch einem Steuerberater Zugriff gewähren, bei Fastbill wäre ich dann schon 11,90€ los… und das wäre bloß ein weiterer Mitarbeiter!

Alles in allem sicherlich einen genaueren Blick wert! Wäre meine zweite Wahl gewesen 😉

easybill

easybill

Den Abschluss in dieser kleinen Auswahl soll noch easybill bilden. easybill gehört jedoch eher zum höherpreisigen Segment, wenn man sich die Preise anschaut und diese mit den anderen Anbietern vergleicht.

Es gibt zwar einen kostenlosen Account, bei dem man maximal 3 Kunden anlegen darf und bei dem man eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten verwalten kann. Doch dieser Account ist in anderen Bereichen sehr stark eingeschränkt. So können Sie beispielsweise bestimmte Textbausteine nicht verändern und können auch keinen Mitarbeitern Zugriff gewähren.

Die Möglichkeit der Zeiterfassung erhalten Sie hier erst ab einem Tarif für 14,90€, die Möglichkeit Mitarbeiter hinzuzufügen sogar erst ab einem Tarif von 29,90€ im Monat.

Durch die hohen Preise bzw. die fehlende Verfügbarkeit einiger für mich interessanter Funktionen (Zeiterfassung, Mitarbeiter-Integration), ist easybill jedoch aus dem Rennen.

Fazit

Es gibt viele Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung und mittlerweile auch viele Dienste, die Online-Rechnungen anbieten. Es lohnt sich dabei aber auf jeden Fall genau zu vergleichen und sich zu überlegen, was man persönlich für sein Unternehmen wirklich braucht.

Brauche ich ein günstiges System für mich allein, dass alle wichtigen Funktionen mitbringt, dann entscheide ich mich für Fastbill.

Brauche ich ein System, dass die Integration vieler Mitarbeiter erlaubt und alle wichtigen Funktionen mitbringt, dann fällt die Wahl auf billomat.

Wie diese Unterschiede in den Leistungen bei teils extrem abweichenden Preisen zustande kommen, ist mir übrigens ein Rätsel…

Wie kommt es, dass ich bei Fastbill für JEDEN Mitarbeiter den gleichen Monatspreis noch einmal oben drauf legen muss, obwohl er doch nur Zugriff auf ein schon existierendes, voll eingerichtetes Konto erhält? Wieso zahle ich bei billomat für eine UNBEGRENZTE Anzahl an Mitarbeitern hingegen nichts hinzu?
Warum sind auf der anderen Seite bei billomat die Dokumente und Kunden teils so stark begrenzt, bei Fastbill hingegen aber wieder unbegrenzt?

Ich weiß es nicht.

Aber diese Umstände zeigen, dass man genau wissen sollte, was man braucht und was man will. Und dann sollte man genau die Leistungen und Preise unter die Lupe nehmen, bevor man sich entscheidet.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit dem System Ihrer Wahl
Ihr Gordon Kuckluck 🙂

Gordon Kuckluck

Initiator von GeldSchritte.de, Online-Marketer mit Leib und Seele, vor allem den Bereichen Landingpages, Conversionoptimierung und E-Mail-Marketing verschrieben, stets an der Schnittstelle von Offline- zu Online-Business.
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Gordon Kuckluck

Initiator von GeldSchritte.de, Online-Marketer mit Leib und Seele, vor allem den Bereichen Landingpages, Conversionoptimierung und E-Mail-Marketing verschrieben, stets an der Schnittstelle von Offline- zu Online-Business.

13 Comments

  • Uwe

    1. April 2011

    Sehr schöne Zusammenfassung. Man sollte auf jeden Fall in den jeweiligen Testzeiträumen soviel wie möglich austesten, so dass man auf jeden Fall den richtigen Anbieter für sich findet.
    In den Grundfunktionen sind sicherlich alle ähnlich, doch kommt es auch ganz stark darauf an, wie man mit dem jeweiligen User Interface zurecht kommt.

  • Tobinger

    15. Juni 2011

    Hallo 🙂

    Ich wollte mich mal nach dem Stand der Dinge nach einem halben Jahr erkundigen, da ich auch gerade erwäge, meine ersten Rechnungen online zu erstellen 🙂

    Bist Du noch bei Fastbill und immer noch zufrieden? Verrätst Du auch, wieviele Rechnungen Du pro Monat schreibst?

    Liebe Grüsse
    Tobinger

    • Gordon Kuckluck

      15. Juni 2011

      Hey Tobinger,

      ich schreibe sehr wenig Rechnungen, die genaue Zahl bleibt aber ein Betriebsgeheimnis 😉

      Ansonsten: Ja, ich bin immer noch bei FastBill und eigentlich soweit wirklich sehr zufrieden mit allem. Ich habe mich eingefuchst, die Handgriffe sitzen – und günstig ist es mit 5,95 Euro pro Monat allemal!

      Liebe Grüße
      Gordon

  • Tobinger

    15. Juni 2011

    Prima, danke für die schnelle Auskunft 🙂
    Bei mir würden auch nicht allzu viele Rechnungen zusammenkommen, daher überlege ich noch, ob sich die 6 Euro überhaupt rechnen.

    • Gordon Kuckluck

      15. Juni 2011

      Tja, also DAS kann ich Dir auch nicht sagen 😉

      Aber mir sind sie es wert, vor allem, weil Du (für ein paar Cent mehr) digital signierte, astreine Rechnungen erhältst, die Du automatisch verschicken kannst und gleich auch noch gespeichert an einem zentralen Ort hast.

      Ich glaube die ersten 3 Monate oder so sind doch sogar kostenlos bei FastBill, oder? Ich meine so war das bei mir damals zumindest…
      Da könntest dann ja gut ausprobieren und testen, oder?

      Ich geh nu erstmal ins Bett 🙂

      Viele liebe Grüße
      Gordon

  • Alex

    4. November 2011

    Ich nutze bislang immer um Rechnungen online zu verwalten, sehr empfehlen!

    Gruß
    Alex

  • Andreas

    14. März 2012

    Ich habe EasyBill, Billomat und Fastbill getestet und bin mit diesen Anbietern von Online Rechnungen sehr zufrieden. Wichtig finde ich vor allem die Backup Möglichkeiten und auch Suchfunktionen. Es ist aber auch von Vorteil, wenn weitere Dienste hinzugefügt werden können (Bestellung, Lieferschein…).

    Schöne Zusammenfassung!

  • Christian

    26. April 2012

    Auch wenn der Artikel schon was älter ist, möchte ich ein kleine Update dazu geben. Für alle, die SEHR wenige Rechnungen schreiben bietet sich vielleicht unsere kostenlose Rechnungsvorlage an: http://www.fastbill.com/rechnungsvorlage/. Keine Anmeldung, keine Registrierung, keine Kosten.

    Viel Spass damit!

    • Gordon Kuckluck

      27. April 2012

      Hey Christian,

      klasse Tipp und Ergänzung, vielen Dank! 🙂

      Herzliche Grüße
      Gordon

  • Christian

    30. August 2012

    Und es gibt wieder Neues aus dem Hause FastBill: Ein brandneue Benutzeroberfläche! Aktuell ist diese noch in der Beta, aber es gibt schon einen Video-Einblick für alle nicht-Tester:

  • Rechnungssoftware

    13. September 2012

    Gut dort sind die Marktführer aufgelistet. Aber es gibt sehr viele kleinere Anbieter die auch um einiges weniger kosten und ähnlich Funktionen bieten.

  • Rechnungsvorlagen - Jan B.

    4. Oktober 2012

    Ich persönlich bevorzuge Billomat. Ich bin seit über 2 Jahren Kunde und finde die Lösung deutlich besser.